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        如何利用“专注日”来减少在工作中浪费的时间?     0个关注

    职场攻略集

    时间:2017/3/2 16:31:16
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    工作时最浪费你时间的事情是什么?
    A.电话
    B.会议
    C.电子邮件
    D.同事的打扰
    我所在的公司最近就这一问题调查了353家美国企业的员工,“电子邮件”以57%的得票率位列第一,紧接其后的则是“电话”和“同事的打扰”(得票率均为17%)。
    无论这四个浪费时间的选项中现在对你影响最大的是哪一个,你都可以通过一个有力的时间管理策略来将它们所带来的影响降到最低。这一时间管理策略简单易行,并且能够大幅降低代价高昂的时间浪费,让你可以专注于自己最有价值的工作和活动。
    设定一个“专注日”(Focus Day)
    “专注日”这样一个特殊的日子,具体而言,就是在每周空出3到4个小时的块状时间,用来在没有干扰的情况下完成你最有意义和价值的工作活动。
    这样的工作可能是坐下来撰写一份你一直拖着没有完成的重要提案,也可能是安排一位重要客户的访问,亦或者是和你的领导团队碰面,制定自己接下来一个季度的工作方案。
    达成“专注日”的关键在于,你得提前排好日期,给自己定下一个明确的时间,在自己的行事历上记录下来,以免自己放自己鸽子。
    举个例子,布莱恩(Brian)是我的一位商务指导客户。他便是把周二给留了出来当作自己的“专注日”,每个周二的早上8点到11点,他都会做一些对他而言相当重要的事情。
    至于我个人,则是把星期二、星期四和星期五都当作是自己的“专注日”(没错,我感觉每周过三个“专注日”,能够让我以最好的面貌为公司工作,能帮助我竭尽全力为我所在的公司创造最大的价值)。如果你有机会看到我的Outlook行事历,你会发现,我循环往复地在上述三天设定了早8点到午12点的“专注日”,直到2020年。
    当你有了个“专注日”后,每一个其他日子都会变成你的“推进日”(Push Day)。你的“推进日”指的就是一周中所有除开“专注日”的日子,你会用这些时间来“推进”日常工作更进一步。“专注日”能帮助你为自己的职场生涯创造长远的影响;“推进日”则能帮助你保持日常工作的循序渐进。
    靠着“专注日”,你可以尽情享受一段不被打扰的工作时光。
    此外,在观察了过去十年数百位执行过这一时间管理策略的商务指导客户后,这里还有一些更多的建议要给到想要实施“专注日”的你。
    避免将你的“专注日”选定在工作周的第一天和最后一天。在这些工作日里,会有太多紧急的事情需要你的注意和关心,因此如果你的工作周是星期一到星期五,那就一定得避免将星期一和星期五制定成你的“专注日”。通常来说,你会发现在周间兑现自己给自己设定的“专注日”诺言要更容易一些。
    谋取来自团队的帮助。和你的同事沟通自己所需要的帮助,可以让他们既明白你在做什么,又能明白你的做法会如何帮助到企业业务的成功。当你的团队成员们了解了“专注日”对于公司实现业务目标有多重要后,他们会一致支持你的这番尝试努力的。你还可以考虑将“专注日”“安利”给团队的核心成员们。你能立竿见影地看到“专注日”对工作效率的提高。
    掌控你所处的环境。走出办公室,远离分心与干扰。相当有趣的是,加利福尼亚大学欧文分校(University of California, Irvine)教授、生产效率方面的专家格洛瑞亚·马克斯(Gloria Marks)在接受《快公司》采访时称,她所用来集中注意力的方法之一是远离办公室。“我会选择呆在家里。”格洛瑞亚·马克斯解释称,这是对她而言最好的避免受到源源不断干扰的方法。也许你并不能呆在家里,但是在“专注日”期间,你是否可以选择在一间安静的会议室工作?或者是在咖啡厅?在我所居住的怀俄明州杰克逊霍尔(Jackson Hole),我常常会选择去到一间不错酒店的大厅里。
    进行“专注日”时,请一定只带上你想要做的重要项目。意志力的一个组成部分便是通过掌控你所处的环境,从而最好地支撑自己。将其他工作和分散注意力的东西都暂时抛诸脑后,这样你便不会被它们所干扰,即便你很想要去做它们。
    专注于创造价值。请记住,“专注日”并非意味着放松自己,而是在于聚焦于你能创造最高价值的工作活动,真正意义上为你的公司创造业绩。对于很多人来说,这可能意味着的是开会、打电话或重要的电子邮件。这段时间并不是拿来让你远离辛勤工作放松的,这其中最主要的区别便是,在你的“专注日”上,你首要做的事应该是能创造价值的工作活动。
    翻译:张光辉
    来源:inc.com